经曹管理 浅析档案利用中的保密工作 张春梅 （中石化工东北油气分公司勘探开发研究院，吉林长春１ ３００６２） 【摘要】保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员应遵守的职业道德。档案在开发与利用过程中，应遵循既 要有效利用档案，又要区别档案的机密程度，保证档案的完整与安全，以便更好地在实际工作中有效利用档案。 【关键词】档案利用；保密工作 一、做好档案利用过程中的管理工作 围，是不对的；如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性， １．强化制度建设。档案利用规章制度一般有档案借阅制 无限地扩大开放利用范围，也是错误的。在开发档案为社会各 度、档案复制制度、档案保密制度等。根据实际情况，对不同层 界利用的同时，应做好相应的保密工作。 次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，利 １．做好档案的开放鉴定工作。开放鉴定工作是档案开放前 用密级较高的档案资料需本单位保密委员会审批，以确保档案 的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要 资料不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应切合实 任务是科学而准确地区分，判断档案的开放与控制使用范围， 际，便于操作。 对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据 ２．加强队伍建设。档案管理人员是利用工作的直接贯彻 标准，对开放期限内的档案进行审查鉴定，初步判定开放与控 者，对档案的安全负有直接责任，档案人员须具备较高的素质， 制使用范围；二是复审。由具有比较高政策水平和业务能力的 既要具备政治素质，还要具备业务素质和文化素质。档案管理 同志，重点审查初审中判定有疑难的档案，以确定其取舍；三是 人员最好是档案专业或相关专业毕业，还要具有较强的工作能 终审，由有关领导，根据初审和复审的情况，权衡利弊，进行综 力和敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，并能独立处理利 合分析、审查，最终决定批准档案的开放。 用中出现的一般问题。 ２．做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等 ３．采取监督措施。在利用中，根据不同利用对象的不同目 级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密 级。 的，档案管理人员要掌握其心理和思想动机，加强重点监护。对 确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级进 某些超出利用范围，为他人查阅档案的利用者，要及时阻止，尤 行不同的管理，最大限度地提供利用档案。密级不是一成不变 其是要防止偷撕或涂改档案。要在库房安装防盗装置，有条件 的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，就不能按 的档案馆（室）还可安装摄像监视器。 原有的文件进行管理，应该按照公开文件进行管理，这就是档 二、正确处理好档案保密与利用的关系 案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时 在传统的保密观念的影响下，档案工作普遍存在着轻利 限的档案，要开放，必须进行划密解密。过去，许多档案馆，对其 用，重保密的现象，由此产生一些弊端，使大批档案被束之高 所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放 阁，长期得不到充分利用，造成档案资源的浪费。为此档案部门 利用。应当遵循《保密法》的有关规定，对保密期限已满的档案 要改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工 及时进行解密。 作职能，为领导决策和社会各界服务势在必行。机密档案应该 ３．做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案 保密，绝不能因为保密而影响利用，保而不用只会失去档案的 开放基础工作：一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有 价值。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党 基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列 和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密和利用 系统的要求；二是编制检索工具。包括基础性检索工具，骨干性 两者都十分重要，绝不可偏颇。 检索工具等；三是建立健全档号，适应档案开放后检索的要求； 三、进一步做好档案开放中的保密工作 四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相 一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范 等形式进行复制，搞好档案副本，更好的维护档案原件。 １１４企业导报２０１ ０年第７期