档案管理工作规定
受控状态： 受 控
档案编号：
生效日期： 1
编号： 版本号 修改次数 总页数
A 00 档案管理工作规定 档案管理工作规定
一、 主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
二、档案的管理部门
1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。
2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。 3、档案室主要职责：
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度；
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； （3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； （4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
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2、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、规划许可证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。 9、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声象形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
五、档案的收集
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 2、立卷归档的时间
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凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案管理员立卷归档。 3、立卷归档的要求
（1）各部门负责档案的人员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，
递交档案室立卷归档。
（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 （3）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文
和附件必须立在一起。
（4）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，
概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备查表，注明保管期限。
（5）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 （6）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合
在一起。
（7）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年
限分开立卷。
（8）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 （9）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，
做到查找方便。
（10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 （11）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者，归档
声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
六、档案的借阅
1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，
并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非
本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
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3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得
擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。
4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重
印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审
查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，
但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还时，档案管理员要及时催还。
7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准
后，责令其赔偿一切损失。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方
共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密、内部
四级。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案只限归档人使
用，有密级档案其他人员需使用或复印的，需经公司总经理批准。 4、对已过保密期限的档案要请相关部门领导或总经理鉴定解密，对解密档案作
一般档案管理，及时提供利用。
5、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。 6、公司在职工作人员离开本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，
并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职。档案管理员调离或离职，应由其主管领导监督办理，档案交接后，方能调离或办理离职手续。
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八、档案的销毁
1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经归档部门负责人及总经理
共同鉴定后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，
以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁文件作为它用，
或作废纸出售。文件销毁后，监销人在销毁注册上签字。
九、档案的保管：档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散）； 不乱（不使档案互相混乱）； 不丢（档案不丢失不泄密）； 不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
附表：
1、XRT-XZ-234《归档案卷目录》 2、XRT-XZ-235《档案内容登记表》 3、XRT-XZ-236《档案借阅申请表》 4、XRT-XZ-237《文件修改记录表》 5、XRT-XZ-238《文件更改通知单》 6、XRT-XZ-239《档案移交清单》
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