档案资源开发利用存在的问题及建议

作者：余彦娇 张洁

来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第3期

文/重庆市涪陵区疾病预防控制中心 余彦娇 张洁

【摘要】重庆市涪陵区疾病预防控制中心（以下简称中心）档案资源具有原始性、知识性、专业性等特点，是中心在疾病预防与控制、预防接种、健康体检、职业病防治、卫生监测检验、突发公共卫生事件处置、健康教育等方面的工作经验的总结和相关科学研究的结晶，但在实际工作中，受限于各种因素的影响制约，对档案资源的开发利用还有诸多不足。因此，如何有效开发档案资源，挖掘信息资料，促进疾病预防控制事业发展，为健康涪陵建设添砖加瓦，是档案工作人员必须面对并解决的问题。

【关键词】档案资源；开发；利用

一、中心档案资源开发利用存在的主要问题

中心档案资源开发利用的现状尚不能完全适应促进疾控事业发展、满足公众健康信息的需要，主要表现在：

（一）档案管理软硬件条件较差。中心于2011年搬迁至现址（原重庆市涪陵区职业教育中心）办公，新办公楼正在修建尚未投入使用，现用档案室原系教室，房屋老旧且位于顶楼，达不到承重、采光、通风、温湿度和“八防”要求；档案库房面积约68㎡，虽购置有档案密集架，但因面积问题导致无法全部安装，故旧档案只有打包存放，未上架，不利于查找利用；档案数字化设备跟不上发展需求，计算机老化、扫描仪和刻录机不同程度损坏、不间断电源未安装、管理软件多年未更新升级，致使档案数字化进度落后；档案工作人员少，现仅有1名专职档案工作人员，其他兼职档案人员业务工作重、档案培训少、档案管理技能亟待提升。

（二）档案利用范围小。近些年来，中心档案管理部门为中心年鉴、科研成果汇编、三峡库区涪陵段人群健康保护健康监测及生活饮用水源监测项目工作资料汇编、涪陵卫生志等编撰和健康宣传教育提供了影像、文字、图片等各类档案资料，但对档案资源的深层次开发利用少，实质上仍然是处于一种小范围、低利用率的状态，没有充分发挥疾控档案资源的专业性优势。

（三）档案对外开放少。作为疾病预防控制机构，中心肩负着为全区提供基本公共卫生服务的职能职责，但单位档案管理部门作为内设职能机构，主要服务于本单位各项工作的开展，故基本上未向社会提供档案利用服务，档案对外开放少。

二、影响开发利用的主要因素

认真分析影响中心档案资源开发利用的因素，笔者认为，主要表现在以下方面：

（一）忽视档案信息的价值是制约中心档案资源有效开发利用的根本原因。现代社会是信息的社会，档案资料作为一种信息资源，是信息和载体的有机统一体，可为当下和今后的工作实践提供有效指导，其价值和重要性不言而喻。尤其是在国家推进健康中国战略的大背景下，疾控档案资源在健康教育、慢性病管理、职业病防治、传染病控制等许多方面，均存在极大的开发利用价值和空间。但是，现实情况是，档案工作作为一项“幕后”工作，往往被简单地视为业务工作的附庸，是对中心业务工作中产生的各种信息资源机械式的收集整理，其主要贡献就在于反映业务工作的开展情况。因此，忽视了对中心档案资源的开发利用，造成对档案管理工作重要性认识不足，形成“忽视信息价值—未去有效挖掘—价值未得以体现—进一步忽视信

息价值”的恶性循环。于是，在整个中心层面，对档案工作关注少、投入少，档案管理信息化建设滞后；在科室层面，认为档案管理工作是中心档案管理部门职责，与己无关，忽略了档案资料的基础就是业务工作，随意处置工作资料，甚至损害、丢失、伪造或者编造一些资料，影响了档案资源的完整性、真实性、客观性，失去了档案存在的价值；在档案管理部门自身这一层面，当习惯了上下左右对档案工作的定位，自然而然就会形成注重档案保管而轻视开发利用的惯性思维，会把更多的精力投入到档案资料的收集、整理、保管之中，对如何提高档案利用率、怎样向社会开发、怎样深度挖掘有效信息等主观能动性不足。最终，导致中心的档案资源未得以有效开发利用。

（二）档案工作人员能力欠缺是制约中心档案资源有效开发利用的主要原因。档案管理作为一门综合性管理学科，不仅仅要求档案管理人员具有文字、历史、计算机、档案管理等多方面的知识和能力，还要熟悉中心各项业务工作。而且，吹尽黄沙始到金，档案资源的价值不是唾手可得，还需要档案管理人员从静止的、繁复的、碎片化的资料中，深入细致地去分析、整理和挖掘，方能找到所潜藏的信息宝藏，开发出更多的可资利用的有效资源。无疑，这对我们的档案管理工作人员提出了巨大的挑战。

（三）档案管理信息化水平不足是制约中心档案资源开发利用的直接原因。一方面，受限于现有条件，中心档案管理信息化水平不足，档案资料电子化占比低，远程查询利用不便，致使档案管理信息系统使用效能低；另一方面，档案管理部门缺乏计算机专业人才，导致档案管理信息化建设得不到有效的专业支撑。

三、促进疾控档案资源开发利用的建议

中心档案管理工作是一项长期性、基础性的工作，疾控档案信息资源价值的体现需要时间来积累、发酵、释放，但随着人民生活水平的提高和健康意识的日益增强，中心档案信息作为资源的利用价值将日趋明显。我们应当提高认识、转变观念，适应形势发展，要完善制度，发挥特色，加强信息化建设，充分发挥疾控档案信息资源价值，为建设健康中国服务。

（一）强化学习，增强档案意识。要组织全体职工认真学习档案管理各类法律法规以及党和国家的方针政策，利用多种形式宣传档案工作的重要性和档案信息资源开发利用效益，使广大职工充分认识档案信息资源的宝贵价值，自觉加强档案信息的收集整理，夯实档案信息资源有效开发基础，形成全体职工参与档案管理的良好氛围，真正使档案发挥其应有作用。

（二）转变观念，树立服务意识。档案资源的开发利用是档案工作的根本目的。要做好开发利用工作，为档案利用者提高可信的信息资源，档案工作人员必须牢固树立全心全意为人民服务的宗旨意识，要勇于自我革命，彻底摈弃重保管、轻利用的陈旧观念，从坐等服务转变为主动服务，急利用者之所急、想利用者之所想，为中心档案资源的开发利用提供最大的方便。

（三）突出特色，发挥专业优势。结合疾控中心职能职责，发挥疾控中心在健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、职业病防治、预防接种等方面的专业优势，充分利用现有文字、影像档案资料，编写反映疾控中心技术水平、基础建设、精神风貌、文化建设，以及健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、职业病防治、预防接种等内容的展板、宣传册、宣传单及音视频，利用固定宣传栏、义诊、公共宣传活动、媒体以及微信公众号、政务头条号等各种平台，多形式、多方法宣传疾控中心形象，打造疾控品牌，促进公众了解疾控事业，提高健康意识和健康理念。

（四）加大投入，加强基础建设。通过现代科学技术开展档案管理是档案信息资源得到有效开发利用的最佳途径。因此，必须加大资金投入，保持中心信息化建设和档案管理信息化建设同步发展、协调发展，实现档案管理信息系统与各业务信息系统的无缝衔接，进一步保障档案资料的真实性、完整性。要加强档案信息化管理，尤其是一些老、旧、散档案资料的信息化

管理，使中心档案信息资源尽可能做到有序、准确、翔实、安全，并实现档案远程查询和利用，提高档案工作效率，为档案资源开发利用奠定良好的基础。

（五）完善制度，规范工作流程。根据《档案法》等法律法规要求，进一步完善中心档案管理制度，建立严格的档案收集、整理、编目、统计、利用等操作规程，实现档案管理工作的标准化、规范化和科学化；建立考核评价机制，加强中心档案管理工作实施情况的监测和监督检查工作，及时跟踪分析执行情况，促进档案工作与业务工作同部署、同落实。