行政制度及表格

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部门主要操作流程图

（一）印章使用流程图 部 行政总经办副总总开始 送交接收浏览文判断是否 是 递送确定是是 递送确定是是 递送提出取出盖 要求盖存放结束

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（二）发文流程图

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开始 准备待

填发文文件发收件人填各部门收件结束 龙鼎酒店管理有限公司

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（三）收文流程图

外 开始 拿取 部 开始 传递 行政总经办副总总

接收浏览判断文一 外般来文文 报 审 分类签署对应返回编订合理安排呈 作出要求，结束 填写文存放结束 4

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（四）公文制作流转程序

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总经办文员草拟文稿，对文交行政主管交总经办主返回行政主管送酒若有修改，由行政主管交酒店领安排文员打印、拟稿龙鼎酒店管理有限公司

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（五）外线电话接听流程图

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开电话铃接听电说“你好，仔细听询问对方获取对方的通话回电说重要不重告知对方需汇报领导后据事件灵活向领听领导挂断结

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（六）内线电话接听流程图

开电话铃接听电说“你好，仔细听对获取对方的礼貌回通话结说“再挂断电结

若能从对方音礼貌称需领导领领导用手捂告诉对转告领导领导接外面

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（七）接待客人来访流程图

开 客人 询问客 人 事客人有 给客 客人 送客 客人 结

找酒其它问是否获取事妥善回有无告知领询问对方汇报被8

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（八）总经办文件、物资交接程序

文件、物资保管人整理所打印行政主管根据物资交接明细清接收人核对明细监交部门负接收人整理

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行政管理制度

（一）印章管理制度

1、各部门的印章，由各部门经理指定专人保管。

2、未经主管及上级领导批准，印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章，不得随意将印章携带出办公室。

3、印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，并及时上锁。

4、下列情况可以使用印章： （1）以酒店名义对外发出的公文；

（2）以酒店名义对外联、商洽业务工作的介绍信、证明信等； （3）以酒店名义与有关单位签署合同、协议等； （4）本单位职工办理私事，确需酒店出具的证明信等； （5）经总经理批准其它需要使用印章的情况； （6）酒店内部下发的文件、通知；

5、使用酒店印章必须经酒店领导同意，使用部门印章必须经部门负责人同意，并及时做好印章使用登记。

6、印章保管人员发现不符合上述印章使用权限规定的，应拒绝盖印并及时向上级报告。

7、酒店印章使用记录，要留底存查，作废的盖印要及时碎除，不得外流。

（二）收发文件管理制度 1、文件收发

（1）文件资料的发出、接收、整理、建档、保存等工作，均由

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总经办公室行政文员负责，主管进行督查和指导；

（2）总经办发放的文件初稿由办公室文员负责打印，未经领导同意，其他人员不得擅自使用电脑打印文件；

（3）打印文件的程序：

① 文件初稿拟写后，先用回收纸张打印出来（回收纸不可利用的一面须加盖“作废”章或用铅笔划斜线注明），并交拟稿人校对；

② 校对后交上级修改并定稿，由上级领导确定套用的文号和文件头，文员不得擅自套用文号和文件头；

③ 文员对初稿有改动的内容进行修改，并编排文号，加入文件头；

④ 将修改后的文件加入文件头，形成正式文件，连同修改稿一起交上级领导审阅；

⑤ 如果上级领导对正式文件再次修改，则将第二稿修改后，按照第④步程序再次报上级领导审阅；

⑥上级领导审阅确定可以发放后，文员按主送、报送、抄送等单位发文，未经上级领导同意发文，不得发出任何文件；

⑦ 对已经发出的文件，要在办公室电脑分类保存，并将文件正稿登记存档；

（3）发出文件：

① 由总经办发出的文件（传真、传达、领取、邮寄、电子邮件等），需加强审核、校稿的程序，凡属酒店领导会议口述后要求下发的记录文件，须交当事领导审核同意后方可下发，办公室文员进行详细登记；

② 任何形式的发文必须在当日或次日向应收文部门发出；

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③ 发文送到收文人处或被领取后必须由收文人签字确认，以便日后查询；

④ 如果是传真或电子邮件的发文，必须由发文人在向收文单位确认收文情况和收文人姓名并进行记录，如给领导的发文只能与其秘书联系和确认，原则上对未确认收到的发文应每天询问一次，如在规定时间内未收到，应马上向上级领导汇报并重新补发；

⑤ 如酒店领导对发文有特殊要求，应按照领导的指示办理，并做好纪录；

（4）接收文件：任何人接收到文件资料时，必须交给相关部门领导，并在收文簿上详细登记；

（5）整理文件：办公室文员应及时回收、整理各部门借阅或领导审阅的文件资料，避免丢失和损坏，整理时要认真核对收、发文件登记，确保文件无遗漏，保持文件的完整和清洁；

（6）建档、存盘：办公室的文件资料必须确保有电子档案和文件正稿，部分文件要按收发日期建立档案，对需要长时间保存的文件先装订，再存档。档案应分门别类地存放于档案柜和电脑硬盘中，每个档案柜或电脑中的档案盘要有目录表，所有档案要有总目录；

（7）文件保存：存放任何文件资料时，由负责保管文档的文员做好档案目录登记，按文件类别存放于档案柜和电脑中。如有部门需要查询文件资料时，应向行政文员办理借阅手续，行政文员按期收回借出的文件资料，未经上级领导同意，行政文员不得让其他人私自从档案柜中拿取文件资料；

2、文件传递

（1）收文：收到文件后，首先应对文件进行部门分类和性质分

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类；

（2）报送：各部门报送的文件应在“文件传递登记簿”中进行登记（包括时间、报送人、文件内容、传递请求等内容），然后由行政主管交酒店领导阅示，或者交相关部门领导承办；

（3）领导批示：酒店领导对文件阅示签批后，总经办主管安排文员将签批后的文件进行传阅或复印发放给相关部门，并在发文登记本上签字确认；

（4）经办或传阅反馈：交各部门负责人办理或传阅的文件，部门负责人需将办理结果或传阅意见标注在文件空白处，并及时上交行政综合办；

（5）复议：如各部门负责人对文件办理或传阅存在异议，总经办将文件按照以上程序再次进行登记和传递；

（6）存档：文件办理或传阅完毕，由总经办文员整理后按照档案管理规定进行存档；

（三）档案管理制度

1、总经办文员收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)、资料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2、文件整理原则：

（1）制定一套能充分解决酒店文件记录保存方法的档案管理制度。无论归档方案是按字母顺序排列，还是按题目分类，或是按地区、时间等形式分类，其目的是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明归入的档案类目；

（2）每天要对文件进行清理归档，以免资料堆积；

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（3）熟悉办公室的档案管理；

（4）每年清理一次档案，及时清除不必要保存的材料； （5）准确地做好文件索引，以便查找；

（6）文件存档注意整洁，存档前先把资料分类，按类别分组装入一个文件夹，确保所有材料都有目可查，避免盲目查找；

（7）存档按过期和现期分类存，存档文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起，以便有备可查；

3、文件按年代、使用期限分开保管，每个文件盒要编上序号并注明存放文件的年号。

4、注意做好保密工作，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠等措施。

5、每年对档案文件的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

6、对于已失去作用的文件要进行销毁或用碎纸机处理。销毁文件材料要经过认真审阅，经上级领导确定后方可销毁。

7、销毁文件材料时，必须指派专人监销，防止文件失密。 （四）行文管理制度

为了使酒店行政管理具有法定效力和规范体式的文书体制，要求公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联的工作更加衔接有序，应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，逐步建立规范的行文工作制度，现对酒店内外行文作如下统一规定。

1、公文的种类

（1）决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级的决定事项；

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（2）通知，适用于传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；

（3）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；

（4）报告，适用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的询问；

（5）请示，适用于向上级请求指示、批准； （6）批复，适用于答复下级的请示事项；

（7）意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法；

（8）函，适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

（9）会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项； （10）简报，适用于在酒店范围内开展各项活动后的通报事项； 2、基本原则

（1）行文一般不得越级，如须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门；

（2）呈报的公文应一文一事；

（3）除总经办公室外其他部门不得对外正式行文；

（4）行政讲求情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；

（5）行文中的人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日，使用国家法定计量单位；

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（6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1、”、第四层为“(1)”；

（7）行文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

（8）行文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；

3、格式要求

（1）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；

（2）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：20mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm 版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）

即页边距设置为：上、下2.1CM，左2.8CM，右2.6CM （3）正文用小三号仿宋体或宋体字，文中如有小标题可用小三号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排32个字，页面行距设为24—28磅；

（4）公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；

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后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损；

（5）组成公文的要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记；

（6）由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)；

（7）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。对外行文编号统一为：龙鼎〔年份〕XX号等；内部行文编号统一为：龙鼎字决〔年份〕XX号、龙鼎行通〔年份〕XX号等；

（8）上报的公文须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；

（9）公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；

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（10）主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送；

（11）公文正文位于主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行；

（12）公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1、×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)；

（13）成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”； （14）公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识；

（15）制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；

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（16）当排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

（17）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行；

（18）主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；

（19）公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关；

（20）印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识；

（21）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心； （22）版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行；

（23）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码；

（24）公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边；

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4、对外行文

（1）酒店对外发文，由拟稿人按发文格式撰文后，交部门经理核稿签字；

（2）部门经理审阅后上报副总经理核稿；

（3）副总经理审阅确定内容后交行政主管呈报总经理签发； （4）经总经理签发，交总经办文员打印，加盖酒店公章后对外发文；

（5）凡是酒店对外的发文，总经办必须留存一份以备查； 5、内部行文

（1）部门上报酒店领导的书面请示、报告，由承办人以部门名义拟文，交总经办登记；

（2）由行政主管将部门请示、报告逐级送交酒店领导审批。如部门上报的报告是酒店相关文件、制度中已经明确的内容，部门请示参照执行的报告交由常务副总经理审批即可；如部门上报的报告是临时性的变动事项、各项方案的修改或更新、涉及财务部资金等方面的报告由常务副总经理审批后交总经理审批；

（3）经酒店领导审批后的请示、报告，交行政主管根据文件内容交待文员复印相应份数分别发放给相关部门留存、承办；

（4）各部门呈报的公文应适时询问审批情况，以防止延时、误事；

（5）内部报告的格式参照附表； 6、请示、报告

（1）凡属下列事宜各部门必须向酒店领导写出书面请示报告： ① 部门的经营方针和工作任务调整的汇报；

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② 与外单位进行合作，签订意向书、协议书、合同书等； ③ 邀请团体或个人来访或参加酒店各项活动等； ④ 部门举行各种工作会议、评优工作、部门活动等； ⑤ 部门突发的重大事件、人事变动或开除员工等情况汇报； ⑥ 部门购买大型设施设备；

⑦ 对部门员工的优秀事迹通报表扬； （2）文电方面：

① 向上级机关或领导的请示报告；

② 以酒店名义向外单位或个人发出的公文、函件、传真稿、电话稿；

③ 接收到上级职能部门下发的文件及酒店经营情况的机密报表；

④ 需要使用酒店印章的特殊文件； （3）人事方面： ① 员工的选调；

② 对员工晋升工资及对管理人员的除名处分； ③ 员工的涉密及违法乱纪行为； ④ 优秀员工评选；

⑤ 申请各部门的活动经费； ⑥ 部门开除员工的报告； （4）财务方面：

① 年度的经费预算和上年的经费决算； ② 经营项目的可行性分析和营业情况； ③ 为福利事业等社会活动捐款；

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（5）凡属下列情况各部门工作人员必须向本部门领导请示报告： ① 拾金不昧、收到客人赠送的礼品，按规定上报； ② 按酒店的休假制度提交申请报告； ③ 按人事离职条例提交申请报告； （五）电话操作规范 1、接听电话

（1）听到电话铃响时,在电话铃响十秒钟内接起电话：“您好！总经办”；

（2）若对方要找的人不在时，应礼貌的询问对方：“××总/经理/主管，对不起，×××现在不在办公室，您可以稍后打来或留下您的口讯，如果需要我可以帮您留言”；

（3）若对方要找的人在办公室，要礼貌的说：“××总/经理/主管，请稍候，”而后捂住听筒告知当事人有电话，如果当事人不愿接听电话，则告知对方：“对不起，他现在不在办公室，您可以留下您的口讯”；

（4）若已经接听了电话之后又要让第二人再接听，应把对方的姓名、工作单位、职务等信息告知接听人，避免重复询问对方；

（5）如果是政府部门的通知或来电话要求的事项，则应作详细纪录，并及时向上级领导报告；

（6）接听电话要细心、耐心，态度要诚恳、友好，语速要适中，吐词要清晰，要使用礼貌用语，如“您好”、“请稍候”、“谢谢您”、“不客气”、“再见”等。通话完毕，要等对方挂机后方可挂断电话；

2、拨打电话找人，应主动向对方报你的单位和姓名，再告知对方你要找谁：“你好，我是龙鼎酒店管理有限公司××，请问××在

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办公室吗？”在对方帮助你之后要表示感谢。

3、接（打）任何性质的电话，都要立意明确、简明扼要，不得长篇大论、漫无边际地长谈和闲聊。

4、通话完毕要轻放电话并检查是否挂好，以免出现问题。 （六）会议制度

1、总经办按照酒店会议制度的要求，组织召开每日、每月的定期例会，并通知与会人员。

2、总经办组织会议负责人根据每次会议内容，事先准备好会议所需的材料，作好会场的准备。

3、例会由总经理或授权人主持，各部门负责人或授权人参加，按部门汇报工作的顺序，对前段的工作情况和当日的工作安排做简单汇报。

4、各部门参加会议人员应准时出席会议，如因故无法出席需授权或委派下一级主管人员参加会议。与会人员不得迟到、早退、无故缺席，有事须在会议开始前一小时请假，否则按酒店的考勤制度处理。

5、若属各部门专题会议，应提前通知总经办主任派总经办人员参加，并作会议纪要，于次日抄报总经理，如会议形成决议则一同呈报总经理，并根据会议决议进行文件下发、存档。

6、总经办每月召开两次部门工作例会，要求对上级交代已完成事项、未完成事项、领导新安排工作、晨会上已经作处理后需告知总经理的事项、需要请示、报告的事项以及部门物资申购的事项。

7、总经理办公会 （1）召集人：总经理；

（2）参会人员：总经理、常务副总经理、分管副总经理、总经

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办主任、各部门经理；

（3）会议内容：

① 研究酒店的重大决策； ② 分析酒店前期的经营情况； ③ 向总经理汇报近日的工作情况； ④ 通报部门当前重要工作； ⑤ 听取总经理安排指令； ⑥ 部门间无法协调工作的汇报； ⑦ 客人意见的反馈； 8、行政例会

（1）召集人：总经理；

（2）参加人员：总经理、副总经理、总经办主任、财务部经理、人力资源部经理、行政主管；

（3）会议内容：

① 每月召开两次例会工作；

② 要求对上级交代已完成事项、未完成事项、领导新安排工作及收集到各部门员工提出的困难或建议进行汇报；

③ 晨会上已作处理，但事件严重，可能对酒店有一定影响和晨会中未作处理的事项，需要请示、报告及部门物资申购的事项；

④ 讨论酒店的政策、制度、业务及存在的问题；

⑤ 总经理点评前期的工作情况并对后期的工作做出安排、布置； 9、部门例会

（1）召集人：总经办主任；

（2）参加人员：总经办主任、行政主管、办公室文员；

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（3）会议内容：

① 传达总经办例会安排的工作；

② 对部门人员近期的工作情况进行点评并做培训； ③ 对优秀和典型事例进行表彰； ④ 评选优秀员工； 10、会议要求

（1）为维护酒店管理的规范化，保障政令畅通，信息传送及时，各部门负责人必须按时召开各部门例会；

（2）例会召开以解决困难、听取汇报、下达指令、协调工作为宗旨，简明扼要、切忌扯皮、拖拉；

（3）任何与会人员要遵守会议纪律，无法参加须向会议召集人请假，得到批准后方可缺席；

（4）例会所做出的限期工作布置，由总经办负责记录，并向责任部门跟踪落实；

（5）参加人员必须及时、完整的向下级传达会议内容、精神； （6）每日晨会及每月例会做好会议纪要并整理下发各部门作为实施、检查和贯彻例会精神的依据；

（7）会议期间禁止吸烟、接打电话(未把传呼、手机打到振动)、睡觉、谈论与会议无关的话题、顶撞会议发言人员；

11、任何部门如违反本规定，总经办将根据酒店规章制度予以处理。

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适用文种：决定、通知、批复、通报、意见

[秘密等级、保管期限、★、紧急程度：小三号加粗

黑体]

0000001[公文份数序号：小三号黑体]

机密★××年

特 急

[发文机关标识字号：12×21mm]

龙鼎酒店管理有限公司文件

[发文字号：小三号仿宋]

龙鼎发字〔20××〕××号

[标题：小二号加粗黑体]

龙鼎酒店管理有限公司 关于×××××××××的通知

××××××××：[正文：小三号仿宋]

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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二○××年××月××日

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[主题词：小三号黑体，词目：小三号仿宋]

主题词：×× ×× ×× 通知

抄送：×××，×××，×××。[抄送及单位：小三号仿宋] 龙鼎酒店管理有限公司 20××年×月×日印发 [印制单位及印制日期：小三号仿宋]

打印人：×××校对人：×××共印××份

打印人、校对人、印制份数：小四号仿宋]

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[

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适用文种：通知、批复、通报、意见

[秘密等级、保管期限、★、紧急程度：小三号号

黑体]

0000001[公文份数序号：小三号黑体]

机密★××年

特 急

[发文机关标识字号：12×21mm]

龙鼎酒店管理有限公司 总经办文件

[发文字号：小三号仿宋]

龙酒行办〔20××〕××号

[标题：小二号黑体加粗]

龙鼎酒店管理有限公司总经办 关于×××××××××的批复

××××××××：[正文：小三号仿宋]

×××××××××××××××××××××××××××

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龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇××年××月××日

[主题词：小三号黑体，词目：小三号仿宋]

30

龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

主题词：×× ×× ×× 批复

抄送：×××，×××，×××。 [抄送及单位：小三号仿宋]

龙鼎酒店管理有限公司总经办 20××年×月×日印发 [印制单位及印制日期：小三号仿宋]

打印人：×××校对人：×××共印××份

[打印人、校对人、印制份数：小4仿宋]

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龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

Attn呈：

总经理/财务部/房务部

Ref文号： SC.密级：

（ ）号

From由： 销售部 CC抄送： XX副总经理 Subj主题： 关于XXXXXX的报告

内 部 文 件

MEMORANDUM

关于XXXXXX的报告

关于XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，报告如下：

一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

二、

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

三、

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

以上报告/建议/请示，当否？请批示/指示。 特此报告/建议/。[平行文为：特此致函/特此知会]

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龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

[正文宋体/仿宋小三号字]

销售部：XXX

20XX年X月XX日[空四个字]

第四节 表格及使用要求

一、文件传阅单

（一）表格样式

文件传阅单

来文（电）单位 文（电）标题 领导 意见 时 间 序号/编号 传阅人 意见 签字： 领导 批示 备注 （二）使用要求

1、文件传阅单由总经办文员保管。

2、来文（电）单位、文（电）标题、时间、序号/编号由总经办文员填写。

33

龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

3、总经办文员对照表内各栏要求附传阅文件交相关人员批示签字。 4、外来文件传阅时必须将文件传阅单附后。 5、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

二、印章使用登记表

（一）表格样式

印章使用登记表

盖章时间 文件名称 公章类别 次数 34

批准人 代印人 备注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

（二）使用要求

1、印章使用登记表由总经办文员使用及保管。

2、要求填写盖章时间、文件名称、印章类别、次数及批准人，前来盖章的部门相关人员在代印栏上签字。

3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

三、文件目录表

（一）表格样式

文件目录表

序号 编 号 字 号 35

内 容 发文日期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd.

（二）使用要求

1、文件目录表为总经办文员使用及保管。

2、用于酒店通知、龙鼎酒店管理有限公司文件、总经办公室文件、简报、外来文件、通报、人力资源部发文等文件存档目录表。

3、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 4、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

四、内部报告目录

（一）表格样式

内部报告目录

序编 号 号 内 容 由何部门 36

至何部门 发文日期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、内部报告目录为总经办文员使用，为酒店内部报告存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

五、会议筹备通知目录

（一）表格样式

会议筹备通知目录

序编 号 号 办 会 单 位 37

会 议 名 称 发 文 日 期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、会议筹备通知目录为总经办文员使用，为酒店会议筹备通知存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

六、消防安全责任书目录

（一）表格样式

消防安全责任书目录

序号 编 号 38

部 门 内 容 发 文 日 期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、消防安全责任书目录为总经办文员使用，为酒店消防安全责任书存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

七、非受控文件目录

（一）表格样式

非受控文件目录

序编 号 号 39

内 容 发 文 日 期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、非受控文件目录为总经办文员使用，为酒店消防安全责任书存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

八、会议纪要目录

（一）表格样式

会议纪要目录

序编 号 号 字 号 40

内 容 日 期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、会议纪要目录为总经办文员使用，为酒店会议纪要存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。

3、填写必须认真，要求详细、如实填写各项内容。

九、总值情况记录表目录

（一）表格样式

总值情况记录表目录

序号 编 总 值 经 理 号 41

内 容 总值时间 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、总值情况记录表目录为总经办文员使用，为酒店总值情况记录表存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十、前台营业日报表目录

（一）表格样式

前台营业日报表目录

序编 号 号 当 班 人 内 容 42

时 间 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、前台营业日报表目录为总经办文员使用，为酒店前台营业日报表存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十一、工作总结及计划目录

(一)表格样式

工作总结及计划目录

序号 编 号 月 份 内 容 备 注 43

龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、工作总结及计划目录为总经办文员使用，为酒店各月工作总结及计划存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十二、总值经理排班表目录

（一）表格样式

总值经理排班表目录

序号 编 发文日期 排班日期 号 44

内 容 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、总值经理排班表目录为总经办文员使用，为酒店总值经理排班表存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十三、责任书目录

（一）表格样式

责任书目录

序编 内 容 甲 方 乙 方 45

号 号 签订日期 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、责任书目录为总经办文员使用，为酒店责任书存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十四、章程目录

（一）表格样式

章程目录

序号 编号 内 容 46

签 订 时 间 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、章程目录为总经办文员使用，为酒店章程存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十五、检查、检验报告目录

（一）表格样式

检查、检验报告目录

序号 编 号 性 质 内 容 执 检 机 构 执检时间 备 注 47

龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、检查、检验报告目录为总经办文员使用，为酒店内各项检查、检验报告存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十六、合同、协议目录

（一）表格样式

合同、协议目录

序编号 号 内 容 甲方 48

乙方 履行时间 备注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、合同、协议目录为总经办文员使用，为酒店内各项合同、协议存档目录表。 2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。 3、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十七、商务协议、AAA协议目录

（一）表格样式

商务协议、AAA协议目录

序编号 号 协议单位 协 议 人 49

联系电话 协议时间 备注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、商务协议、AAA协议目录为总经办文员使用，为酒店签订的商务协议及AAA协议存档目录表。

2、填写时要求统一用黑色中性碳素笔。

3、填写必须认真，要求详细、如实填写各项内容。

十八、文件发放登记表

（一）表格样式

文件发放登记表

序号 1 2 3 4 5 6 部门 份数 收件人 50

收文时间 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. 7 8 9 10 合计发文 （二）使用要求

1、文件发放登记表为总经办文员使用，用于总经办日常发放会议纪要等各类公文时使用。 2、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

十九、办公室用品入库登记表

(一)表格样式

办公室用品入库登记表

日期 名 称 数量 单位 登记人 51

备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、办公室用品入库登记表为总经办文员使用，用于登记总经办领用或申购的物品入库时使用。

2、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

二十、物品领用登记表

（一）表格样式

物品领用登记表

日期 名称 数量 单位 52

登记人 备注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、物品领用登记表为总经办文员使用，用于登记总经办日常领用物品时使用。 2、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

二十一、外借文件登记表

（一）表格样式

外借文件登记表

借用日期 文件类型 文件名称 53

借用人 批准人 备注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、外借文件登记表为总经办文员使用，用于登记总经办借出的各类文件或相关物品。 2、借用日期、文件类型、文件名称、批准人由总经办文员填写，借用人一栏由借文件人填写；

3、所借文件用完还总经办后需由总经办文员在备注栏内注明“已还”； 4、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

二十二、钥匙领用登记表

（一）表格样式

钥匙领用登记表

名 称 数量 单位 54

领用人签字 领用时间 备 注 龙鼎酒店管理有限公司

YunNan LongDing Hotel Management CO., Ltd. （二）使用要求

1、钥匙领用登记表为总经办文员使用，用于登记总经办区域内所有钥匙保管使用情况。 2、要求填表时认真，填写内容详细、真实。

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