展会准备工作时间表-表格版

开始时间及截止日 关键词 工作内容（根据实际情况安排） 与主办方确认好下届展会时间、地点、价格、展位图，更新招展函 确认好展期、全程的行程 预留机票 预留酒店 进行项目推广，如联系地方商务局、开推广会等 通过多种渠道联系企业，推荐展会 所有企业均可以在此期间提交报名资料，逾期或进入候补名单 企业提交报名表后一周内收取20000元/9平米定金 备注 上届展会结束后 展会筹备 开展前3-6个月 展位报名 *展位申请面积可能与分配面积不一致，以实际分配为准 *展位有限，不保证所有申请企业都能分配到展位 *分配顺序：已付定金老展商 —— 已付定金新展商— 已交报名表老展商 —— 已交报名表新展商——（如此区域有空余展位）意向展商 展位分配 收到主办分配的展位后，陆续发送展位提案及展位位置图给企业 开展前3-6个月 展位确认 企业回传展位提案，我司开具确认并出具展位全款收费通知，企业需在一周内付清 人员确认 企业回传行程单及参展人员护照首页，在收到行程单后一周内收取20000元/人定金 *此项可以与展位确认同步进行 销售报告 开展前3-6个月 会刊登录 根据主办方要求，定期提交销售报告 企业提交会刊登录表、公司简介、产品简介、logo等 开展前2-4个月 开展前3个月 开展前2-3个月 运输 邀请函 特装搭建 确认承运公司后，发送运输资料给企业 统计需要运输的企业，发送名单给运输公司 企业提交邀请函申请，并按照邀请函办理流程进行提交材料 与搭建商沟通搭建设计方案与价格，并在截止日前确定搭建商及搭建方案 1、发送签证材料清单给企业 2、企业提供相关预约材料 3、预约签证时间 4、协助企业准备签证材料，并审核 5、送签 * 具体截止日以运输公司最终文件为准 开展前2-3个月 签证 * 具体以各国签证要求为准 开展前2个月 标摊搭建 与标准展位搭建商沟通确定标准展位的配置，如需要增加展具等，需要将申请表回* 具体截止日以搭建商最终文件为准 传 给搭建商 收取剩余费用，包括人员尾款、机票差、单房差、签证费、运输费、增租费等 开展前2个月 费用结算 开展前1-2个月 开展前1-2个月 开展前7-30天 开展期间 展会结束后1-2周 团组确认 进馆证 出团准备 领队工作 展后工作 确认随团人员最终名单和特殊行程，确认酒店房间数量，机票出票 企业提交进馆证申请，并按照进馆证办理流程进行提交材料 发出团通知，准备出团用品和文件 做好展会期间服务工作 开具发票和补贴材料