周记9

蝶恋花

周记九

第十章 采购与付款内部控制与核算规程设计

主要内容

第一节 采购与付款的内部控制要求与内容

第二节 采购与付款核算方法的设计

第三节 采购与付款业务核算程序的设计 参考资料

1.《企业财务会计制度设计：理论、实务、案例》 第九章 北京大学出版社 2011年8月第一版 主编 颉茂华

2.《会计制度设计》 第五章 东北财经大学出版社 2011年7月第一版 主编 王清刚等

3. 《会计制度设计》第九章 武汉大学出版社 2010年11月第一版 主编 周亚荣

思考与练习 一、复习思考题

1. 采购与付款业务内部控制制度包括哪些要点？ 答：（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。 （二）请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设臵专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。 （三）选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

（四）确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

（五）订立框架协议或采购合同

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。 （六）管理供应过程

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。 （七）验收

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记

实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

（八）付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。 （九）会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

2．采购业务核算的实际成本法与计划成本法各自的优缺点体现在哪些方面？ 答：这两种方法，是中小企业和大型企业选择的两种不同的购入原材料的入账方法。

实际成本法适用于购货不多的中小企业。因为是按购货金额直接计入帐户，所以可以直接的反应每一次进货的金额。缺点是工作量太大，不适合大型企业。

计划成本法适用于购货很多并且很杂乱的大型企业。因为是根据预先定下的金额计入帐户的，和实际购入的批次、质量、价格波动无关，所以入账很简单。缺点是不能直接反应实际数值，不适合小型企业。

3．采购与付款业务核算程序的主要设计内容有哪些？ 答：（一）职务分离制度

（二）采购的请购单控制制度 （三）订货控制制度

（四）货物验收控制制度

（五）入账付款或应付账款控制制度 （六）会计稽核与对账制度

4．日常采购计划编制、合同签订程序设计要点有哪些？ 答：（1）日常采购计划编制、合同签订处理程序

① 供应部门根据生产计划部门的各种生产计划编制采购计划 ② 采购计划经审核批准后与供货单位签订采购合同

③ 财务会计部门根据采购计划、采购合同编制财务收支计划 （2）日常采购计划编制、合同签订流程的控制要点 ① 采购计划须经审核批准后才能签订采购合同 ② 会计部门参加采购合同的会签

5．临时采购申请程序设计要点有哪些？ 答：（1）临时采购申请处理程序

① 请购单位编制请购单交供应部门

② 供应部门编制临时采购计划，经审核同意后通知采购员进行采购 ③ 通知财会部门以备货款结算

（2）临时采购申请流程的控制要点

① 临时采购必须经过授权批准才能办理 ② 会计部门监督临时采购计划的实施

6．材料采购验货付款程序设计要点有哪些？ 答：（1）材料采购、验货、付款处理程序

① 供货单位在材料发运后，将材料发票、运单和提货单经银行寄住风华单位 ② 购货单位财会部门收到寄来的交易所，将其送交供应部门，供应部门审核合同后据此编制收货单，通知仓库准备收货，另将提货单交企业运输部门提货 ③ 仓库验收后登记保管卡，并将签收的收货单交送供应部门

④ 供应部门将收货单与合同再次审核无误后，将供货单位的发票、代垫运单以及收货单一并送财会部门

⑤ 财会部门对照合同副本进行审核无误后，授权出纳输货款结算，出纳付款后在发票上加盖“付讫”及日期戳记，与订购单副本一并归档 （2）材料采购验货付款流程的控制要点

① 采购材料入库验收、记账与付款分管

② 加强收料单与合同的核对，保证材料名称、规格、数量和金额的正确，材料验收入库后才支付货款

③ 定期进行账账、账卡和账实核对

二、实务练习

资料：

某企业规模比较大、日常材料收发业务量比较大，因此决定原材料核算采用计划成本法。 要求：

请至少用两种以上设计手段设计该企业原材料收发按计划成本核算条件下，材料采购核算方法设计，并为其中的主要账户设计使用说明。

答：企业应首先考察与存货成本相关的各种因素，规定存货的分类、名称、规格、计量单位和单位计划成本。除一些特殊情况外，计划单位成本在年度内一般不作调整。

其次，取得存货时，应按计划单位成本计算取得存货的计划成本填入收料单中，并按实际成本与计划成本的差额，作为“材料成本差异”进行登记。

还有，平时领用、发出存货都按计划成本计算，月份终了再将本月发出存货应负担的成本差异进行分摊，随同本月发出存货的计划成本记入有关账户，经发出存货的计划成本调整为实际成本。发出存货应负担的成本差异应按月分摊，不得在季末或年末一次分摊。

用计划成本进行存货日常核算的企业，对每一品种、规格的存货制定计划成本。平时用计划成本记录收入和发出的存货，每到期末，将库存和发出的存货由计划成本调整为原始(或实际)成本。对于实际成本与计划成本的差额另行设臵“存货成本差异”账户反映，待期末将发出存货由计划成本调整为实际成本的方法。它能够简化材料核算手续、加强成本管理，提高会计信息管理的有效性。存货的计划成本应尽量订得切合实际，计划成本制订是否合理将影响企业内部利益分配关系。企业存货的计划成本，一般在年度内不作调整，但若发生特殊情况，致使存货采购成本或运费发生重大变化，如市场供求关系突变、国家统一市场限价等，存货的计划成本可以进行调整。

采购时，按实际成本付款，计入“物资采购”账户借方；验收入库时，按计划成本计入“原材料”的借方，“物资采购”账户贷方；期末结转，验收入库材料形成的材料成本差异

的超支差计入“材料成本差异”的借方，节约差计入“材料成本差异”的贷方；平时发出材

料时，一律用计划成本；期末，计算材料成本差异率，结转发出材料应负担的差异额。其中 材料成本差异=实际成本-计划成本，

差异率=(月初结存材料成本差异+本月收入材料成本差异)/(月初结存材料的计划成本+本月收入材料的计划成本)

发出材料应负担的差异额=发出材料的计划成本×差异率

三、案例分析

据2001年10月5日的《新闻晨报》报道，北京市第二中级人民法院判处利用职务之便利贪污公款840万元人民币的原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。法院经审理查明，1998年2月至10月，沈某在担任第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人索要的空白合同及商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合同，虚构了水电工程处从北京某电缆有限公司购买价值382.64万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。在此期间，沈某还分别将其所在单位共计358万元的两张转账支票转入其女友刘某的股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币141万元，港币130万元。

从本案中你能指出市政工程公司在物品采购中存在哪些问题吗？另外该公司在支票管

理上存在哪些问题？

答：市政工程公司在物品采购中存在问题。该公司没有采购中相应的采购计划，请购，验收等控制程序。相关责任管理不明确，内部控制责任不明确。 支票管理应该有多人共同监督。