提高档案管理工作效率
----条形码技术在档案管理中的应用
小组名称：档案QC小组
北京国电华北电力工程有限公司
2009年1月
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目 录
一、 小组概况-----------------------------------------------------1 二、 选择课题-----------------------------------------------------2 三、 现状调查-----------------------------------------------------6 四、 设定目标-----------------------------------------------------7 五、 原因分析-----------------------------------------------------9 六、 确定要因-----------------------------------------------------10 七、 制定对策-----------------------------------------------------12 八、 实施措施-----------------------------------------------------16 九、 效果检查-----------------------------------------------------22 十、 巩固措施-----------------------------------------------------24 十一、 总结与打算--------------------------------------------24
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1 小组概况
1.1 注册登记 小组名称 成立时间 登记日期
1.2小组成员 序号 1 2
姓名
性别 年龄 文化程度
48 37
本科 专科
职称 高工 助理馆员
小组分工
指导：协调、指导项目执行情况
组长：组织学习、活动记录、组织实施、成果发布等
组员：参加讨论，试用、实施等
组员：档案技术负责人，负责需求分析、现场论证等
组员：负责技术支持，对出图进行监控及生成条码
组员：参加讨论，提供紫光系统与条形码系统接口及数据库表内容
档案QC小组 2008年2月 2008年2月
所在部门 信息部 小组类型 攻关类 注册编号
吕 建 男 甘立梅 女
3 4
张 炜 女 马金荣 女
38 51
本科 专科
工程师 副研究馆员 高工
5 白胜兰 女 36 本科
6 梁晓凤 女 26 本科 初级
1.3活动情况
立题日期 活动日期 活动次数
2008年2月20日
2008年2月20日—12月31日 15次
活动时间 10个月 出勤率
98%
平均受TQC教育 50小时
以上图表制表：甘立梅 2008.02.20
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- 3 - 2 选择课题 2.1选题理由 ⒈保质保量完成工作任务 ⒉对现有工作技术手段进行改进，用先进技术提高工作效率。 部门目标
1、 目前公司业务拓展迅速，各种档案的数量以每年30%的速度急剧增加，而工作人员得不到补充。制约了对知识的管理，对业务发展不利。 30000200001000002005年2006年人员2007年出图量2008年 调查研究 2、档案管理系统运行稳定，但不能拓展更多的业务范围，在使用上还有不便之处。 3、现有工作流程中有一些可进行简化，有可改进的可行性。 4、对编码技术等一些可用于档案管理的技术从安全、效率、技术手段等方面进行调查研究，有些技术可以运用到我公司档案管理当中。 确定课题 通过分析，可以看出现有管理系统、管理手段、管理技术都有可改进的地方。因此小组成员一致认为：本次QC课题是优化流程，应用条形码技术，全面提高档案管理工作效率。 3
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2.2制定计划
本表制表：张炜
本小组按PDCA四阶段八步骤，确定了活动内容、目标、进度等（见下表）：
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进度 活动程序 P计划 现状调查 步骤 活动内容 目标要求 二三四五六 七八九十十十月 月 月 月 月 月 月 月 月 一二月 月 课题选择质量教育 学习TQC理论 收集、讨论影响借阅利用档案的因素 确定活动目标 理顺诸多关系，确定要因，现场验证落实 针对要因，制定对策，措施切实可行 明确PDCA四阶段八步骤，会用QC方法、工具分析，懂TQC基本理论 全面调查、分析原因，提出详细、准确的需求 对目标进行可行性分析 分析透彻、准确、认真，注意平时积类资料的完整性 调查现状找问题 设定目标 确定目标 分析原因 分析原因，确定要因 确定预 制定对策 有可操作性 制定对策D执行 C检查 A总结 实 施 对策实施 按对策实施，进入攻关阶段，优化程序设计 对策实施前后对比，检验目标结果完成度 制定巩固措施 坚持边使用边改进的原则，短暂过渡，全面实施 注重实际效果 发扬成绩，纠正不足，提出更高要求 利用成果不断完善，制定相关制度、办法保证实施 效果检查 检查效果 达到未达到巩固措施 归 总结与打算 总结和今后打算总结小组活动情况，取得成果与体会
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3 现状调查
2003年档案借阅管理工作人员有8人，到2006年因人员退休自然减至6人，而每年的档案数量却以30%的速度递增，同时还不断增加档案种类。而档案管理工作环节中还有一些操作不便之处，如图所示：
手工检索 档案整编 预约借阅 归还 人工逐条对照挑选应还档案 手工书写检索标识 按借阅人、档案类型进行人工挑选 按档案类型分别打印，且不能排序 进行归还 进行调阅 进行插卷
从上图可以看出，大部分档案工作靠人工操作完成，会出错，如录错条目、漏调卷、未归还、未销账、销错账等等，引起不必要的麻烦。而且浪费时间，以借阅成品岗一年工作量计算，所用时间见下表：
所用时间
序号 1 2 3
6
内容
一卷（分钟） 一年（小时）
调阅 归还 整编
2.5 3 1.5
708 781 725
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折合工作日为297.5天，占借阅成品岗一年工作日的120%，其中调阅、归还所占比例大，如果这两项时间能够下降40%，并且正确率达到100%，利用环节工作将会得到根本改观。
在整编环节里已解决了部分条目信息手工录入的问题，但还要粘贴、手写检索标识，既影响工作效率，又不美观。如果能采用一种省时省力又能使检索标识整齐美观的办法，还能提高一部分工作效率。 4 设定目标
通过以上各项工作的分析，全体小组成员一致认为本次QC小组活动目标的是编制一个可基于紫光数据库系统的新程序，对档案管理中的借阅、归还、整编工作加以改进，工作效率分别提高30%、60% 、30%。同时对所有类型的档案进行条形码管理。
具体量化如下 所用时间
序号
内容
改进前一卷所用时间（分钟）
1
调阅
2.5
改进前一年所用时间（小时） 708
目标（分钟） 1.8
目标（小时） 509
2 归还 3
1.8
781
468
3
整编 1.5
1.1
725
532
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目标值的可行性分析
1）技术分析：目前条形码技术已经在物流、仓储、车辆管理、化验单等方面具有成熟的经验、优秀的案例以及良好的应用效果。虽然在电力行业还没有一家使用条形码技术管理档案，但已有其他行业开始使用。在对系统分析中，通过紫光系统提供的接口，条形码系统就可利用现有数据进行程序开发，符合工作流程，减少不必要环节，提高工作效率。服务器使用Windows2000 Server操作系统，SQL Server2000数据库。系统开发采用Microsoft .Net技术架构和智能客户端技术，这与我公司计算机系统相符。同时二维条形码可以解决汉字、罗马数字的编码问题，这样档案中包含的信息就可实现条码化。
2）管理分析：本课题涉及档案管理、计算机技术、信息技术、条形码技术等几个方面，课题组成员汇集相关专业骨干人员，有多年的实际工作经验，为本课题目标的实现提供了充足的技术力量保证。
因此，小组全体成员一致认为本课题的目标是可行的。
5 原因分析
2008年4月，本小组对2005年～2008年档案借阅、归还两个方面分别进行了深入分析。全体小组成员借助“头脑风暴法”，积极思考各种可能的原因和影响因素，并绘制了因果关联图：
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操作环节有待优化 缺少突破，对新的管理理念缺少了解， 环节多，步骤繁锁 预约单不能排序 操作界面不在同一窗口 档案类型多 借阅、归还效率低 人工按档案类型、 人员编号逐一挑选，分别打印 归还时需要一卷一卷的核对查找，速度低。 档案上无可快速识别的标志 缺乏一种自动化程度高的管理系统 6 确定要因
根据因果关联图分析结果，小组成员对影响借阅归还效率的4个末端因素进行逐一整理确认，并进行分析论证。
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要因确认一：档案上无可快速识别的标志
目前档案袋上的检索标识为普通不干胶标签，内容只有调卷号、各类档案的关键字，对于经常调用的成品档案还要在档案袋侧面手写调卷号，作为上架、调用、回架的重要标识。这种普通不干胶标签对温度高求高，遇高温高湿，粘性降低，使用时间变短，2006年-2007年的库存档案上的标签已经开始脱落，影响使用。最主要的是由于标签不能过大，所包含内容少，不能反映档案全貌。这些内容只能做为进行档案管理的手工检索标识，需要人工操作，造成效率不高。
结论：档案上无可快速识别的标志不是主要原因
要因确认二：缺少突破，对新的管理理念缺少了解
档案管理工作的现状是：人员少,工作量持续增加,只能以完成工作为首要目标,没有精力在管理上做进一步的研究、探讨。培训少，专业知识老化，不能满足公司不断发展的业务需要。这些原因可以通过培训、学习进行弥补。充分发挥人的主观能动性，不断更新自己的知识库。
结论：不是主要原因
要因确认三：档案类型多
企业在发展，领域不断扩大，档案门类也在不断增加。但是在紫光系统中各档案类型字段名不统一，带来检索上的不利。
结论：不是主要原因
要因确认四：操作环节有待优化
紫光档案管理系统操作环节过多，每一个环节都要反复录入，反复查找。各项工作基本以手工操作为主，这样错误率就会上升。虽然系统管理人员对紫光系统作了不少改动，但都没有从根本上解决问题。
结论：操作环节有待优化是主要原因
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要因确认五：缺乏一种自动化程度高的管理系统
紫光档案管理系统已在我公司使用了十年时间，这套系统在当时是按我公司档案管理模式定制的，属于先进行列。随时时间的推移，公司业务不断拓展，档案种类、数量不断增加，这套系统的弊端就逐一显露出来。如各种功能不在同一个窗口中打开，需要反复交换；预约单内容不能排序；不能按人员进行分类；无法对数据进行存储；统计功能薄弱；操作环节过多，各项功能的界面窗口过小，不便查找等，紫光系统的定置呆板阻碍了档案管理的发展。
小组成员经过反复研究，认为应有一个基于紫光系统的，不改变现有工作流程的，可以改变不利因素的新系统。 结论：缺乏一种自动化程度高的管理系统
根据以上对末端原因的逐条确认，得出导致工程投资费用高的两个主要原因如下：
➢ 操作环节有待优化
➢ 缺乏一种自动化程度高的管理系统 7 制定对策
要因确定后，小组按5W1H要求有针对性的对每个要因的现状、目标、对策、措施、责任人、计划完成日进行了认真的讨论，制定了设计步骤和具体措施如下： 7.1 要因：缺乏一种自动化程度高的管理系统
小组成员通过各种途径进行广泛了解，最终确定条形码技术可以解决问题。
条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。是为实现对信息的自动扫描而设计的。它是实现快速、准确而可靠地采集数据的有效手段。条码可分为一维条码和二维条码。
条码技术是在计算机技术与网络技术不断发展的基础上逐步发展起来的一门集编码、制作、检测、识别、数据采集与处理以及传输于一体的高科技信息技术。
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条码技术的核心作用是用机器代替人工键入实现自动识别及数据采集，从而在计算机管理系统中的各个节点实现计算机自动化管理。即利用光电扫描设备识读条码符号，从而快速准确地采集数据并输入计算机进行处理，达到自动化管理的目的。条码技术也已被广泛应用于商业仓储、交通运输、生产控制过程、金融、海关、邮政、医疗卫生、票证管理、质量跟踪等领域。
我们把条形码技术应用到档案管理当中，就是应用它的识别快速、准确、操作
简单、出错率低的优点，提高档案管理工作效率。在图纸上生成条码，使每一张图拥有自己的“身份证”，在流通过程中受控。在系统的终端装置通过预定方式获取一个二维条形码图像后，把二维条形码图像作为“图片”发送到服务平台。该装置通过对应的预定平台从授权的终端接收作为图片的二维条形码图像，并随后由处理装置对其进行包括解码过程的解析处理，从而根据数据库获得与所接收的二维条形码图像相对应的数据库表格，实现数据的传送。如图所示：
生成条形 码 接收条形码 获得数据库表 文档解析 数据传送至管理系统中，按规则定位。
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具体工作分解如下表： 要因 对策 目标 具体措施 完成 负责人 时间 缺乏一种自动化程度高的管理系统 基于紫光系支持优统，利用数据接化后的流程，口进行功能扩展，开发适合使统一工作界用的软件.力争面 ；可在需成为第一家成功要时打印条使用条形码管理与紫光系档案的电力设计码；院 统 无缝衔 1、寻找具有良好信2008.甘立梅 誉及技术手段的合作伙03---白胜兰 伴，进行软件开发 2008.梁晓凤 2、做好与合作伙伴12 的配合工作 3、学习相关知识，做到负责人熟知，其他人能够使用 4、论证条形码涵盖信息量、选择适用的条形接，不影响正码类型 5、不断改进，完善常工作 功能，试用后全面投入使 用 6、做好相关培训工作 7.2 要因：操作环节有待优化
小组成员采用头脑风暴法对此要因进行分析，认为有些手工操作可以条形码技术来完成。如图
自动定位 手工检索 预约借阅 归还 直接归还入库 数据录入 手工书写检索标识 按借阅人、档案类型进行人工分别直接粘贴检索标识 人工逐条对照挑选应还档案 按档案类型分别打印，且不能按借阅人分类，不同档案类型同时打印借单并排序 进行归还 进行调阅 13
进行插卷 - 14 -
通过示意图可以看出，当实行条形码技术以后，可以对三个进行环节进行自动化管理，取消两个环节，同样完成工作。如图：
自动定位 数据录入 预约借阅 归还 直接粘贴检索标识 按借阅人分类，不同档案类型同时打印借单并排序 直接归还入库 进行调阅
具体工作分解如下表： 要因 对策 目标 措施 进行插卷 完成 负责人 时间 操作环节有梳理工待优化 作流程，找出可用自动化方法代替的环节 在整编过程中不再手写检索标识，归还时直接扫描条形码进行归还 1、强调档案的作2008.甘立梅 用，操作环节优化不影响03---梁晓凤 工作流程与设计人员调2008.12 用档案 2、对优化方案进行试应用，寻找最具可行的方法，不能减少某一环节工作的同时增加另一个环节的工作。
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8 实施措施
针对要因分析及措施步骤，QC小组采取如下方法保证QC项目的顺利实施。 实施方法一：通过招投标确定技术合作伙伴，根据档案管理实际情况进行需求分析
根据档案管理的实际情况以及对需求的分析可以发现，紫光档案系统具有基本管理功能，但其在条码化化扩展方面具有一定的局限性。因此该条码系统须以紫光档案系统数据为基础，利用其数据接口进行扩展。在不改变紫光档案系统及业务流程的前提下充分发挥条码管理的优势，以提高管理效率，降低管理成本。开发环境：服务器使用Windows2000 Server操作系统，SQL Server2000数据库。系统开发采用Microsoft .Net技术架构和智能客户端技术。
实施方法二：论证条形码使用码制、包含字段、检索途径、识别工具、打印要求、
输出设备
条形码的种类按维度主要有一维条码、二维条码。
一维条码（1-dimensional bar code）只是在一个方向（一般是水平方向）表达信息，而在垂直方向则不表达任何信息，其一定的高度通常是为了便于阅读器的对准。一维条码的应用可以提高信息录入的速度，减少差错率，可直接显示内容为英文、数字、简单符号；贮存数据不多，主要依靠计算机中的关联数据库；保密性能不高；损污后可读性差。
二维条码：在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码， 称为二维条码（2-dimensional bar code），可直接显示英文、中文、数字、符号、图型；贮存数据量大，可存放1K字符，可用扫描仪直接读取内容，无需另接数据库；保密性高（可加密）；安全级别最高时，损污50%仍可读取完整信息。 二维条码密度高，信息含量大，保密、防伪性能好，可以将照片、指纹、掌纹、视网膜、声音、签名、文字等凡可数字化的信息进行编码。因此二维条码是实现证件、卡片、档案、照片、票据等大容量、高可靠性信息自动存储、携带并自动识读的最理想的方法。
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通过比较二维条码适用于我公司档案管理要求，选定二维条码PDF417作为使用码制。
如果将“扫描条码符号—数据传输—数据处理”这一过程作为整个链中的一个单环，那末在统一规范和共同协议前提下，依托网络技术可将许多单环链接起来，则链中的所有用户可在整个链中实现数据交换和数据共享。 利用这一点，我们把能够反映档案真实面貌的具有可用性的内容选定为生成条码的条件，使条码不只是用来解决档案问题，而且它能够具有向业主移交档案的基础 。
同时按照档案管理系统字段命名规则，选用KEYWORD做为检索条件，使不同的档案类型能够通过这共同字段名进行跨库检索。 实施方法三：开发程序，做好相关培训
这项工作是本QC小组的重中之重，程序开发的好与坏，将直接影响到使用。方案拓扑图如下：
最终系统界面如下:
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实施方法四：不断改进，完善功能，试用后全面投入使用
程序编制完成后，先在借阅岗和蓝图岗试行一段时间，找出问题，提交北京敏用数码新技术有限责任公司进行改进。对数据不能回填到紫光系统中、罗马数字在形成条形码时出错、标签设计、模板存储、扫描枪串口使用等问题，前后共召开了三次交流会，对问题进行深入切磋，到9月份进入全面投入使用阶段。目前所有档案均已使用条形码，使用成果如下图：
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9 效果检查
通过QC小组活动，条形码技术基本上得到了应用。2008年9月全面实行条形码管理后，经过小组成员分析研究后，一致认为：调阅工作效率提高了40%，归还工作效率提高了50%，整编工作效率提高 了35%，而且标签格式全部统一，检索途径明确单一，数据采集更科学化，提高了准确率。
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具体数据如下
所用时间
序号
内容 目标时间实际使用时
（卷/分） 间（卷/分）
目标时间（年/小时） 509
实际使用时间（年/小时）
424
1 调阅 1.8
1.5
2 归还 1.8
1.5
468
390
3 整编 1.1
1
532
483
具体如下：
9.1把界面统一，各种管理环节一目了然。
新的管理系统把利用所需的各种模块进行集成，工作人员只需在一个界面里就能对借阅、归还、催还、标签打印等流通环节进行操作，无需做重复的打开关闭工作，提高效率。
9.2取消键盘按键输入。
我们将各类档案的KEYWORD字段作为形成条码的关键字段，这样在识别时因各类档案均有KEYWORD字段，识别起来方便快捷，具有唯一性，不容易出现偏差。其他如档号、文号、调卷号、案卷题名、刊号、甚至实时时间，都可在标签上进行体现。使用手持或固定扫描器进行扫描，所用档案信息准确定位在相应位置上，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手工操作不可达到的高水平 。
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9.3个性化定制检索条件，更快地提取档案信息，更好地服务于设计人员。
过去设计人员预约好档案后，工作人员要逐一分类，分别打印。现在工作人员利用新系统可以定制各种检索条件，把最符合条件的信息提取出来，是进一步借阅还是有问题放弃预约都可一键解决问题。例如，输入借阅人院号并执行操作，系统就会把此人的借阅信息体现窗口中，工作人员把信息一次加入到借阅表中，就可打印借阅单了。如果这时发现有问题，可做逆向操作，取消此次借阅即可。借阅数量可一并进行统计，方便借阅人和档案工作人员，做到心中有数。各类档案按照档案类型--调卷号进行排序后，所预约内容均打印在同一张借阅单上，调阅量再大，也不会调重或漏调。
9.4快速归还交接、简化手续。
档案在借阅、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：提供档案的数据、有无相关的检索号、档案由谁借走、借阅时间、何时何人归还等等，每一环节都不能出一点儿差错。而在归还时销错账、漏销卷，都会影响下一次的借阅管理。现在利用扫描枪扫描条码，归还信息就可一一列出，不必进入到个人借阅库进行人工挑选，信息查找快速准确，工作人员只需按归还就可完成工作。同时借阅信息还可导出Excel表格进行催还，内容全面，适合借阅人员清点归还。归还数量的统计在归还时就一次完成了，不必花时间单独做项工作。根据定制的条件还可进行全方面、多样化的数据统计，统计结果可做为利用需求的科学依据，为今后工作提供必要条件。档案由借出到归还、催还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提高效率和管理水平。
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10 巩固措施
目前图纸的PDF格式批量转换程序已开发测试完毕，条形码在工程图纸上自动生成试点工作已取得较好效果。今年我们将对这两项合并使用，并在全公司范围内进行推广.对现有的档案信息内容进行编码，这样电子档案与电子信息将在许可范围内同步对外进行提供，通过特定解析系统，受让方只需扫描条码，即可获得相应内容，存储到系统中，做为利用基础。这项工作对总承包项目中档案向业主方、档案室等方面进行移交起到事半功倍的作用，档案人员不再逐条录入图纸信息，利用解析系统，直接形成数据库表格式，进行一次转换既可，数据库表可做为移交清单使用。
11 总结与打算
11.1 总结
我们通过实践证明条形码技术应用在档案管理中是可行的，它适用于像我公司档案管理现代化水平较高，实现了档案信息计算机检索和网上查询，工程成品档案数量较多的电力设计企业。它在提高档案人员的工作效率的同时，简化工作流程，实现了标准化的管理，突破了以往工作思维，对工作有着积极的推进作用。 11.2 问题
通过一段时间的使用，条形码技术在档案管理中的作用愈发显得重要，但是它必竟是新技术，新办法，在运行当中不可避免出现各种问题。如不能回填信息、 汉字与罗马数字的识别、借阅信息的确认等，经过程序设计方与我们的沟通，逐一进行了解决。
11.3打算
• 对整编系统进行改造，自动接收设计协同平台流转过来的条形码，按规则定
位。
• 拓展条形码的使用范围，如会议签到等。 • 增加手持终端，简化档案下架、移架工作。
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