如何做好人事档案管理工作

如何做好人事档案管理工作

作者：叶慧婵

来源：《中国科技博览》2015年第21期

[摘 要]档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。对于人事档案管理工作也处于不断的调整中。在市场经济快速发展的形势下，单位内部的人员流动、思维观念的转变等都对人事档案管理工作提出了更高的要求。现阶段我国很多单位对于人事档案的管理方式比较落后，无法充分的发挥出人事档案的优势，尤其是在新时期下不利于单位的良性发展。 [关键词]人事档案管理；问题；建议

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0329-01 引言

在我国很多的单位中，对于人事档案的管理方式主要有集中管理和分级管理的模式。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。 始终把对人的能力的培养和积极性的发挥放在头等重要的位置，关心人，尊重人，满足人的合理需求，以调动人的积极性。特别是市场经济管理中，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。 1.人事档案管理工作存在的问题 1.1 对人事档案管理重视程度不够

随着社会的不断发展，我国进行了政治改革，随之进行了人事变动，对于人事档案管理工作也处于不断的调整中。在市场经济快速发展的形势下，单位内部的人员流动、思维观念的转变等都对人事档案管理工作提出了更高的要求。工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，工作任务完成后就将其随便放置一边，还有些人为了自己以后使用起来方便，也出现不愿交档案管理部门的现象，使人事档案收集不全、收集难的问题得不到有效解决，给档案管理工作带来阻力。 在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中，不断加强宏观指导，努力提高从业人员的认识，切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要。 也出现不愿交档案管理部门的现象，使人事档案收集不全、收集难的问题得不到有效解决，给档案管理工作带来阻力。 1.2 人事档案收集力度不够

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由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事部门正确使用人才、合理解决职务晋升、职称评定、工资变动等一系列问题的重要依据。人事工作是一项政策性比较强的工作，不能带有私心杂念，更不能感情用事，是一种原则性很强的工作。人才管理机制的重要保障，而现阶段很多单位中由于领导对人事档案管理不够重视，导致人才的引进和输出不够规范，严重影响到人事档案管理工作的规范运行。影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。致使许多应该归档的材料没有及时归档，或没有及时督促其他部门及时移交材料，造成职工档案材料的缺失。

1.3 人事档案管理人员业务不熟，管理手段落后

在新时期下，人事档案管理需要与时俱进，紧跟时代发展的步伐。而有些单位在人事档案管理制度方面严重滞后，缺乏完善的管理体系，影响到档案管理工作的进一步发展。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一定时间内，必须将其人事档案转往新的管理部门。对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。 但是由于很多单位没有认识到人事档案管理的重要性，所以档案管理方式落后，思想观念陈旧，并且存放档案的环境不符合标准要求，防潮、防盗、防火措施不到位，影响到人事档案的保存质量。 2.关于人事档案管理的建议 2.1 强化档案意识

在现代化的信息时代，计算机已经普遍的应用于各个行业中，有效的提高了工作效率。但是部分单位的领导不够重视人事档案管理，所以在管理方式上还沿用传统的方式，工作效率低下，无法发挥出人事档案应有的作用。领导要进一加强对人事档案工作的重视，只有领导重视档案工作才能得到保证，将人事档案管理工作纳入单位的重要议事日程，加大投入，定期对人事档案工作进行检查指导。能了解到每个员工的历史和工作经历，从而为单位的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。 提高对新时期人事档案管理的认识，明确单位的人事档案工作是人力资源管理的支柱。使全社会真正认识到人事档案的重要性。

2.2 提高人事档案管理工作水平

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，才能逐渐适应或逐步完善。对

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不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，有效地提高档案工作的准确性和工作效率。 及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度，完善管理办法，加强规章制度的落实，不断修改人事档案管理措施。

2.3 提高人事档案管理人员的综合素质

随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。面对知识的不断更新换代，特别是电子计算机在各个领域的广泛应用，作为人事主管干部，我们就必须不断地学习，把学习当作一种兴趣、一种追求。通过学习理论知识与实践操作相结合，不断地强化自己的业务水平和现实操作能力。克服现有条件和现有环境。因地制宜地改变环境和条件，创造条件克服困难，摆脱低劣的管理方式。使单位人事档案管理朝着现代化方向发展。不断修改人事档案管理措施，打破旧的陈规观念，积极地做好新时期人事档案材料的收集、整理、归档工作。使人事档案管理工作发展到一个新的水平。面对现代化建设和信息时代的高速发展，档案管理人员还要懂得现代信息的管理技术，加强科学文化知识学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质，努力使自己成为一种既熟悉人事档案业务知识，又懂得计算机管理技术的复合型人才。在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。克服现有条件和现有环境。因地制宜地改变环境和条件，创造条件克服困难，摆脱低劣的管理方式。使单位人事档案管理朝着现代化方向发展。只有不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，才能不断提高人事档案的利用价值，人事档案管理才能与时俱进。 3.结束语

总之，档案管理是一项复杂而又艰巨的工作，我们要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代化档案管理新技术.不断提高业务技能，努力掌握科学的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，使人事档案工作更科学、更实用。 参考文献

[1] 曹广辉.王月莉.人事档案管理要适应人事制度改革的需要[J].承德石油高等专科学校学报.2009（03）.

[2] 刘艳；如何做好档案保密工作的探讨 吉林商业高等专科学校学报 2006-12 [3] 潘姝.人事档案管理现状及对策.丽水学院学报，2005.3.

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